Efektywna rekrutacja – Onboarding, czyli witamy na pokładzie

Fot. pixabay.com

Obserwując trendy na współczesnym rynku pracy należy powiedzieć, że organizacje poświęcają bardzo dużo czasu i zasobów na pozyskanie pracowników. Sam proces rekrutacji często jest kosztowny i czasochłonny. Patrząc z perspektywy zarządzania pokoleniowego, globalizacji i emigracji młodych osób, można uznać, że jest to uzasadnione.

 

Istotną kwestią, o której jak pokazują badania, powinny pamiętać organizacje, jest odpowiednie wdrożenie i adaptacja nowych pracowników, czyli onboarding.

 

Jak przeprowadzić proces onboardingu? W jaki sposób przekazać zadania w taki sposób, aby nowo zatrudniony pracownik stał się efektywnym i przede wszystkim zaangażowanym członkiem organizacji? Jak pogodzić potrzeby pracownika z potrzebami organizacji?

 

Inwestycja w pracownika w pierwszym roku jest z reguły najwyższa, a jego wydajność najmniejsza, dlatego stanowi to duże wyzwanie dla polityki personalnej. Organizacje dbające o wskaźniki HR’owe, budżet i zaangażowanie pracowników, uruchamiają programy i procedury służące wdrożeniu nowozatrudnionego pracownika i jego adaptacji w nowych warunkach. Poświęcenie znacznej uwagi zatrzymaniu pracownika jest dla nich kluczową kwestią, wspieraną przez konkretne procedury i schematy.

 

Badania Stein i Christiansen (2010) pokazują, że w pierwszym roku pracy średnio 13% nowo zatrudnionych pracowników pozostaje w firmie. Szansa na zatrzymanie pracownika w drugim roku pracy wzrasta do 33%. Natomiast raport firmy doradczej Wynhurst Group wskazuje, że 22% rotacji pracowników zaczyna się już w pierwszych 45 dniach od zatrudnienia. Na powyższy wskaźnik wpływ mają negatywne odczucia i doświadczenia pracownika zgromadzone już po pierwszym miesiącu pracy. Powyższe analizy dowodzą, że adaptacja (onboarding) jest wyzwaniem zarówno dla działów HR oraz właścicieli firm.

 

Najczęściej jest tak, że HR sprawuje ogólną pieczę nad całym procesem onboardingu. Opracowuje procedury, monitoruje działania oraz jest przekaźnikiem wszelkich informacji. Jak nie trudno się domyślić największy wpływ na powodzenie tych działań mają jednak Zarząd, menedżerowie i współpracownicy.

 

Spektakl powitalny

 

George Bradt, Dyrektor Zarządzający PrimeGenesis porównał onboarding do spektaklu teatralnego. Uwidocznił w swojej propozycji trzy role dla menedżera: producenta, reżysera i kierownika sceny.

 

Producent – sukces większości sztuk teatralnych zależy od działań producenta, które rozpoczynają się wiele miesięcy przed premierą spektaklu. Producent sprawia, że wszystkie osoby zaangażowane w pracę współpracują ze sobą i budują relacje oparte na zaufaniu i wzajemnym szacunku do swoich zadań. Producent ustala jaką formę i styl komunikacji należy stosować, co zdecydowanie warunkuje skuteczną współpracę oraz niweluje zagrożenia w postaci ewentualnych konfliktów.

 

Reżyser – to reżyser decyduje jakie są role do obsadzenia i kto będzie za co odpowiedzialny. Wyjaśnia oczekiwania i przekazuje odpowiednie rady, instrukcje, dzięki którym pracuje się lepiej. Motywuje również dobrym słowem, ale kiedy trzeba zwraca uwagę na błędy i odpowiednim podejściem stara się je korygować.

 

Kierownik sceny – stanowi podporę w przygotowaniach oraz w trakcie trwania sztuki, działa za kulisami. Dostarcza niezbędne rekwizyty, stroje i wszelkie narzędzie, aby każdy mógł zrealizować swoją rolę perfekcyjnie.

 

Opierając się na spektaklu teatralnym Bradta menedżer powinien być aktywny od samego początku, aby zaangażować nowego pracownika i spowodować, by ten związał się z firmą długofalowo. Menedżer powinien stworzyć nowemu pracownikowi odpowiednie warunki i atmosferę do pracy oraz przekazać najważniejsze informacje, wszelkie środki i zasoby niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków. Menedżer stanowi bezpośrednie wsparcie dla pracownika, motywując go i dbając o jego naukę i rozwój, przybliża go do osiągnięcia sukcesu. Od przełożonego zależy to w jakim stopniu i w jakim czasie uzyska efektywnego pracownika.

 

Onboarding stanowi istotny test z zakresu umiejętności przywódczych u każdego menedżera w każdej organizacji. Jest pierwszym wyzwaniem dla liderów w trakcie ich dalszej współpracy z nowym pracownikiem.


 

 

 

Jak przekształcić sztukę w dramat? Czynniki, za sprawą których onboarding nie może się udać:

 

  • Niezrozumienie powierzonej funkcji i obowiązków wynikające z błędów komunikacyjnych.
  • Brak spójności między procesem rekrutacji a procesem wdrożenia.
  • Brak zainteresowania ze strony menedżera.
  • Niewłaściwe przekazanie informacji na temat firmy i stanowiska.
  • Niewłaściwe ustalenie relacji i zależności między poszczególnymi pracownikami.

 

 

 

Jak zaplanować skuteczny onboarding:

 

  1. ZAPOZNAJ Z FIRMĄ – przedstaw wszelkie procedury i instrukcje; wstępne szkolenie nie są najważniejsze w procesie, stanowią ułamek działań, które należy podjąć, aby zaangażować nowego pracownika.

 

  1. ZIDENTYFIKUJ MOCNE STRONY – poznaj talenty i potencjał pracownika: pozwala to zindywidualizować działania adaptacyjne, uwzględniając postawę i zachowania danego pracownika.

 

  1. ZBUDUJ RELACJE – stwórz możliwości, dzięki którym nawiążą się relacje międzyludzkie. Zadbaj zarówno o formalne spotkania, ale również imprezy integracyjne. Wzmacniaj integrację między nowymi i starszymi pracownikami, dzięki czemu budują się więzi społeczne.

 

  1. ZAPLANUJ – ilość informacji, którą pracownik musi przyswoić jest ogromna, dlatego odpowiednio rozplanuj i dostosuj wdrożenie do konkretnego pracownika.

 

  1. POŚWIĘĆ ODPOWIEDNIĄ ILOŚĆ CZASU – wiadomo, że czas to pieniądz, ale tylko danie odpowiedniej przestrzeni i ilości czasu pozwoli pracownikowi na zaangażowanie i wymaganą efektywność.

 

  1. KOMUNIKUJ – tylko dwukierunkowa komunikacja i interaktywne formy działania pozwolą pracownikowi na zainteresowanie i wypracowanie odpowiedniej postawy i zachowania wobec nowego pracodawcy.

 

  1. MONITORUJ – tylko wyznaczenie zindywidualizowanych celów i monitorowanie prac za pomocą odpowiednich wskaźników, wskaże postępy i wydajność.

 

  1. WYZNACZ ODPOWIEDZIALNOŚĆ – nowy pracownik często popełnia błędy. Musi wiedzieć, że ma na nie przyzwolenie, ponieważ dzięki nim się uczy. Nie oznacza to jednak, że nie może ponosić odpowiedzialności za swoje czyny.

 

  1. BĄDŹ ELASTYCZNY – mimo, że proces onboadingu jest procesem sformalizowanym, podejście do niego powinno być jednak elastyczne i dostosowane indywidualnie do pracownika. Co pozwala na przyspieszenie procesu oraz pewne oszczędności.

 

 

 

Aby wiedzieć czy dobrze przygotowałeś proces adaptacji, odpowiedz sobie na następujące pytania:

 

  • Czy zaoferowałeś pomoc i wsparcie nowemu pracownikowi?
  • Czy przekazałeś wszystkie zasady i normy panujące w organizacji, zarówno formalne jak i nieformalne?
  • Czy pracownik poznał historię oraz misję, wizję, cele, wartości i strategię przedsiębiorstwa?
  • Czy dostarczyłeś na czas wszelkie formalności związane z zatrudnieniem i wynagrodzeniem?
  • Czy pracownik wiedział od samego początku jakie obowiązki i zadania mu podlegają?
  • Czy pracownik wiedział komu podlega i jakie występują zależności w zespole?
  • Czy przekazałeś odpowiednie instrukcje i dostępy?
  • Czy pracownik czuł się mile widziany i potrzebny w firmie w pierwszych dniach pracy?
  • Czy nastąpiła spójność informacji przekazanych podczas rekrutacji a już na nowym stanowisku pracy?
  • Czy dostarczyłeś odpowiednie narzędzia i programy?
  • Czy wykonałeś jakiekolwiek działania mające na cele zintegrowanie pracownika z członkami zespołu i pozostałymi pracownikami w organizacji?
  • Czy wyznaczyłeś osobę odpowiedzialną za asymilację nowego pracownika?
  • Czy przeszkoliłeś pracownika do nowego stanowiska pracy?
  • Czy monitorowałeś okres wdrożenia?
  • Czy pracownik dokonał oceny okresu adaptacyjnego?


 

Dlaczego warto zainwestować w onboarding?

 

Skuteczny proces onboardingu to dobra inwestycja, która nie tylko zmniejszy wskaźnik fluktuacji i rotacji, ale również zmniejszy koszty rekrutacji poprzez zatrzymanie i zaangażowanie pracowników z potencjałem, którzy mają szansę na awans czy sukcesję.

Pamiętaj, że najbardziej kluczowe jest pierwsze 90 dni (choć ostatnie badania pokazują że jest to 45 dni), w których pracownik ma największą szansą na zbudowanie relacji z firmą i współpracownikami. W celu dostosowania onboardingu do rzeczywistej sytuacji, stosuj exit interview, dzięki czemu poznasz motywy odejścia pracowników, co pozwoli Ci na zindywidualizowane i zintegrowane działania adaptacyjne. Proces onboardingu jest bardzo ważny i należy poświęcić mu wiele uwagi i czasu, aby stanowił podstawę do dalszych działań personalnych nad nowo zatrudnionymi pracownikami.


 

 

 

Źródło:

1) Bankston K. (2015), Warm Welcome. Start simple with onboarding strategies and build as you go, Credit Union Management, p. 48-52

2) Brandt A.(2015), Onboard” employees to attract and retain top talent, Wiley Periodicals, p. 4-5

3) Fursman R. (2014), Onboarding a new hire, Public Management, p.12-18

4) Halvorson Ch. (2013), 11 Ways to Improve Your Onboarding Program, http://wheniwork.co

5) Smith A. (2013), How to jump-start a new hire. The first 45 days of a new hire’s job are the most important, Consulting-Specifying Engineer, p.16-17

1 komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *