Cykl Deminga sposobem na efektywność

Fot. pixabay.com

W życiu podejmujemy wiele wysiłku, aby podnieść efektywność naszych działań. Nieustanne dążenie do określonego celu i podejmowanie nowych możliwości często skłania nas do poszukiwania narzędzi, które ułatwią nam aktywność i zmniejszą poniesione nakłady, zarówno fizyczne, jak i emocjonalne.

 

Cykl Deminga jest narzędziem, które w procesie dokonywanych zmian bądź rozwiązywania problemu pozwala na szczegółowe zaplanowanie działań zgodnych z wytycznymi. Stanowi on doskonały fundament pod pracę nad własną wydajnością, poprawą jakości pracy, skutecznością czy odpowiedzialnością, co bezpośrednio przekłada się na końcowy efekt.

 

Najtańszym źródłem poprawy efektywności jest wykorzystanie doświadczeń innych. James Harrington

 

Cykl Deminga, inaczej PDCA (Plan-Do-Check-Act), wywodzi się od amerykańskiego statystyka Williama Edwardsa Deminga, pioniera w podejściu do zarządzania jakością. Narzędzie jest rezultatem wieloletniej pracy w Japonii, mającym swoje źródła w filozofii ciągłego doskonalenia –  Kaizen. Deming wierzył, że źródłem sukcesów – w postaci wysokiej jakości i efektywności pracy –  są jasno określane i powtarzalne procesy.

 

Cykl Deminga

efektywność

 

 

4 fazy cyklu Deminga obejmują następujące działania:

 

ZAPLANUJ (PLAN)celem tego etapu jest identyfikacja i analiza problemu aktualnej sytuacji, pozwalająca w pełni zrozumieć naturę problemu. Celem tego etapu jest zaplanowanie odpowiednich działań rozwiązujących potencjalny problem.

 

  • Identyfikacja i priorytetyzacja problemów – zazwyczaj okazuje się, że istnieje kilka kwestii, które chcielibyśmy zmienić. Ten punkt ma określić, który problem na dany moment jest najbardziej krytyczny w dążeniu do celu.
  • Oświadczenie celu – poprzez odpowiedzenie sobie na pytania:

     

Co chcesz osiągnąć?

Dlaczego to jest dla Ciebie takie ważne?

Kto jest grupą docelową w Twojej zmianie?

Jakie podejmę kroki?

Po czym poznam, że wykonałem zadanie?

Cel powinien być jasno określony zgodnie z metodyką SMART, z wymienionymi pożądanymi efektami  pracy.

 

  • Opis procesu – opisz proces skupiając jego uwagę wokół wybranego problemu do rozwiązania. Mogą Ci w tym pomóc schematy blokowe oraz mapowanie procesu.
  • Zebranie i analiza danych – podstawowe dane o aktualnym stanie są kluczowe dla dalszego zrozumienia procesu i stworzenie podstaw do zmiany.
  • Identyfikacja przyczyn problemu – ustalenie wszystkich możliwych przyczyn niepowodzenia ułatwia dojście do sedna kolejnych etapów.
  • Identyfikacja możliwych rozwiązań – analiza potencjalnych rozwiązań łącznie z pozytywnymi czy niezamierzonymi konsekwencjami poprawy swoich działań. Ten krok jest środkiem zaradczym w razie negatywnych następstw. 
  • Opracowanie teorii doskonalenia – oświadczenie efektu działań poprzez analizę przyczynowo-skutkową.
  • Opracowanie planu działania – stworzenie szczegółowego planu, uwzględniającego kroki milowe oraz szczegółowy zakres zadań wraz z konkretną odpowiedzialnością za poszczególne etapy.

     

WYKONAJ (DO)celem tego etapu jest wdrożenie ustalonego planu działania i zebranie wszystkich danych pozwalających na określenie skuteczności rozwiązania z uwzględnieniem danych nieformalnych, niespodziewanych.

 

  • Przetestowanie zaplanowanego rozwiązanie
  • Udokumentowanie danych
  • Zebranie wszelkich informacji i wniosków

     

SKONTROLUJ (CHECK)celem tego etapu jest obserwacja i analiza wprowadzonych zmian. Służy testowaniu nowych sposobów działania oraz wyciąganiu wniosków dzięki zdobytej wiedzy i dostępnych informacji.

 

ZMIEŃ (ACT)celem tego etapu jest sprawdzenie czy wdrożony plan przyniósł wymierne efekty. Jeśli tak należy wprowadzić nowe standardy pracy i postępowania.

 

  • Przyjęcie – standaryzacja i monitorowanie wskaźników zmiany i poprawy jakości pracy.
  • Dostosowanie – modyfikacja założeń na podstawie zebranych danych i wniosków.
  • Rezygnacja – jeśli plan nie przyniósł zamierzonych efektów, należy powrócić do fazy pierwszej procesu i ponownie przeanalizować problem.

     

Łatwość zastosowania cyklu Deminga wynika z systematycznego, prostego i elastycznego podejścia, które oferuje. Metoda ta ma zastosowanie tak naprawdę do wszystkich możliwych sytuacji, wymagających naszej interwencji w zakresie ulepszenia procesu oraz poprawy efektywności. 

 

Mając na uwadze tempo zmian zachodzących na obecnym rynku pracy oraz konieczność nieustannego podnoszenia efektywności, warto wykorzystać narzędzie jakim jest cykl Deminga. Umożliwia on działania naprawcze i jest często pierwszym krokiem do wprowadzenia zmian w zakresie indywidualnej wydajności w pracy.

 

 

Źródło:

 G. Gorenflo, J. W. Moran,  The ABCs of PDCA, http://www.naccho.org

Plan-Do-Check-Act (PDCA), Implementing New Ideas in a Controlled Way, https://www.mindtools.com

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *