Zarządzanie czasem w drodze do efektywności

Fot. unsplash.com

Czas jest wartością unikatową. Nie możemy na niego wpłynąć, zmniejszyć lub zwiększyć jego jednostki. Czymś co możemy zrobić jest natomiast przejęcie nad nim kontroli.  Efektywne zarządzanie czasem pozwala zachować równowagę w życiu oraz wpływa pozytywnie na nasz dobrostan  stając się sprzymierzeńcem naszego rozwoju. Zarządzanie czasem jest ważną kompetencją, stąd warto jej poświęcić chwilę uwagi.

 

Marzę o cofnięciu czasu. Chciałbym wrócić na pewne rozstaje dróg w swoim życiu, jeszcze raz przeczytać uważnie napisy na drogowskazach i pójść w innym kierunku. (Janusz Leon Wiśniewski)

 

 

Ilość vs jakość

 

Czas możemy rozumieć w dwojaki sposób, uwzględniając jego ilościowy lub jakościowy aspekt. Przyjmujemy, że będzie stanowić on jednostkę o określonej reprezentacji czasowej lub też będzie związany z rozumieniem działania, które jesteśmy w stanie wykonać.  Metodologia w zarządzaniu czasem uwzględnia obydwa aspekty i traktuje je jako konkretny środek w drodze do zdobycia określonego celu.

 

Zalety zarządzania czasem

 

Większość badań dotyczących zarządzania czasem ukazuje pozytywne przejawy wdrożenia i zaangażowania się w konkretne techniki wspomagające. Badacze (por.  np. Mancini, 2007) wspominają, że poprzez efektywne zarządzanie czasem możemy zmniejszyć poziom odczuwanego stresu i frustracji, ponadto stajemy się bardziej pewni siebie, co z kolei przekłada się na lepsze samopoczucie. Badacze przekonują także, że dzięki samodyscyplinie i właściwemu planowaniu, sprawy, które wydają się na początku trudne i wymagające natychmiastowego działania, okazują się mniej pilnymi i łatwiejszymi do wykonania niż mogłoby się wydawać (Rivera, 2007). Inwestując w zarządzanie czasem zyskujesz więcej przestrzeni na czerpanie z prostych przyjemności w życiu (Seaward, 2011). Warto podkreślić także, że osoby efektywnie zarządzające swoim czasem mają więcej energii do działania (Limoncelli, 2006; Becker i Mustric, 2008; Christie, 2009), czują większą moc i siłę do realizacji celów zarówno osobistych jak i zawodowych (Felton i Sims, 2009).

 

Kluczowy w tym wszystkim wydaje się być  fakt, że każdy jest w stanie opanować sztukę zarządzania czasem, bez względu na charakter pracy, wiek, religię czy inne zmienne demograficzne i sytuacyjne. Potrzebna jest „tylko” odpowiednia motywacja i myślenie ukierunkowane na przejęcie kontroli nad własnym losem i codziennością (Forsyth, 2010). Autorzy badań nad efektywnością związaną z zarządzaniem czasem oprócz odpowiedniej motywacji, wymieniają również samopoznanie, znajomość własnych mocnych stron i ograniczeń oraz umiejętne zarządzanie własną osobą.

 

Narzędzia zarządzania czasem

 

Przyjrzyjmy się zatem kilku narzędziom i technikom zarządzania czasem, które sprawią, że zapanujemy nad osobistą efektywnością. Analizując różnicę między skutecznością a wydajnością, które wydają się mieć duże znaczenie przy omawianym temacie, Fleming (2011) wyjaśnia, że ​​podczas gdy wydajność polega na wypełnieniu określonych zadań w odpowiedni sposób, efektywność dotyczy identyfikacji właściwych zadań, które będą realizowane w pierwszej kolejności. 

 

Czas to nie droga szybkiego ruchu pomiędzy kołyską a grobem, czas – to miejsce na zaparkowanie pod słońcem. (Phil Bosmans)

 

 

 

ZASADA PARETO

 

20% naszego czasu i energii przekłada się na  80% efektu.

 

Zasada Pareto, stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto w 1897 roku. Badacz odkrył, że 80% obszaru Anglii jest własnością 20% populacji, a teorię tą potwierdził studiując sytuacje socjo-ekonomiczną innych krajów. Uzyskane dane liczbowe przełożył właściwie na każdy aspekt współczesnego życia.

 

Zasada Pareto służy między innymi optymalizacji pracy, zarządzaniu czasem, ustalaniu priorytetów oraz ustalaniu proporcji nakładu pracy do jej efektów. Jej głównym celem jest osiąganie jak największego efektu przy minimalnym nakładzie czasu i zasobów.

 

Procenty są przyjęte umownie i mogą ona pojawiać się w innych proporcjach. Najważniejsza jest konkluzja, która mówi, że nigdy nie odniesiemy 100% efektu przy 100% nakładzie. Pamiętaj o określeniu tych czynności w swoim życiu i pracy, gdyż w istotny sposób wpływają one na Twoją efektywność osobistą. Znajomość proporcji określonych w zasadzie Pareto jest bardzo przydatna również w pracy zespołowej, gdzie odpowiedni podział zadań i obowiązków, prowadzi do lepszej wydajności całej grupy.

 zarządzanie czasem

 

 

 

PRAWO PARKINSONA

 

Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. (Parkinson)

 

Zasada zachęcająca do efektywnego zarządzania czasem, zmuszająca nas do wyznaczania krótkich, realnych terminów, dzięki którym zajmiesz się głównym zadaniem, pomijając nieistotne elementy i ustalisz priorytety. Prawo Parkinsona wymusza na nas obserwację swojej pracy i efektywności oraz czasu, który poświęcamy na realizację poszczególnych działań.

 

Zastosuj kilka prostych zasad:

Zawsze ustalaj terminy.

Staraj się, aby były jak najkrótsze, ale realne do wykonania.

Obserwuj jak pracujesz i ile czasu rzeczywistego poświęcasz na realizację zadań.

Realizuj wykonywanie zadań wg różnych terminów. 

Traktuj krótsze terminy jako wyzwanie.

Daj się ponieść presji czasu.

 

 

 

MACIERZ EISENHOWERA

 

Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne, nigdy nie są pilne. (Dwight D. Eisenhower)

 

U podłoża macierzy Eisenhowera leży założenie mówiące, że presja jakiej doświadczamy w miejscu pracy jest podyktowana  zbyt dużą ilością obowiązków w stosunku do ilości posiadanego czasu na ich wykonanie. Stąd tak ważna jest koncentracja na właściwym określeniu rangi i wartości poszczególnym zadań wg kryterium pilności i ważności.  Powyższe kryteria stanowią osie w układzie współrzędnych, na którym rozrysowana jest matryca Eisenhowera.

 

Ważne zadania mają wpływ na wynik naszych działań i realizację wyznaczonego swojego osobistego bądź zawodowego celu. Zadania pilne wymagają natychmiastowej uwagi i przeważnie dotyczą realizacji celów kogoś innego. Spróbuj sklasyfikować codzienne obowiązki według poniższej siatki, a z pewnością usprawnisz swoje działanie. Matryce Eisenhowera z powodzeniem zastosujesz zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym, możesz ją również potraktować wspólnie.  Narzędzie jest na tyle uniwersalne, że stopień złożoności ani specyfika pracy nie ma tu znaczenia i może z niej korzystać każdy.

 zarządzanie czasem

 

 

 

KLASYFIKACJA ABC

 

Zasada ABC zakłada podział zadań według ważności ich wykonania. Działa zgodnie z zasadą Pareto, ponieważ opiera się na realizacji zadań, które mają największy wpływ na cel i wynik końcowy naszej pracy. Gdy zajmujemy się zadaniami, które dotyczą bezpośrednio  naszej osoby i mają wpływ na dalsze osiągnięcia, nasza aktywność wzrasta. Działamy wtedy bardziej efektywnie, ponieważ w grę wchodzą nasze wartości i przekonania. Jak wdrożyć ABC? Działaj według 3 kroków:

 zarządzanie czasem

 

 

 

METODA ALPEN

 

Metoda Alpen pozwala odpowiednio zaplanować codzienne bądź tygodniowe zadania, wykorzystując pozostałe zasady służące zarządzaniu czasem.  Działaj według następujących poleceń:

 

A – zestaw zadania

L – ustal termin realizacji (pamiętaj o prawie Parkinsona)

P – przeznacz dodatkowy czas na czynności nieprzewidziane (skorzystaj z reguły 60%/40% – zaplanuj tylko 60% swojego czasu)

E – ustal priorytety (skorzystaj  z macierzy Eisenhowera bądź klasyfikacji ABC)

N – kontroluj realizację zadań

 

Czas jest najlepszym nauczycielem, ale nieczęsto ma dobrych uczniów. (Francois Mauriac)

 

 

Czas jest jednostką, która ma duże znaczenie w naszym życiu. Wpływa na każdy aspekt funkcjonowania zarówno w życiu osobistym jak i zawodowym. Warto więc nauczyć się go wykorzystywać w pełni zachowując życiową równowagę. Pomogą Wam w tym powyższe narzędzia, wspomagające pracę i poprawiające efektywność.

 

 

Źródło:

Dudovskiy, J. (2013). The Importance of Time Management, http://research-methodology.net/

 http://www.aafp.org

3 komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *